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1. Wochenchallenge zur Produktivitätssteigerung

Sabine

April 30, 2019

Willkommen zum ersten Musegear Blogpost zum Thema

Produktivität in der Selbstständigkeit.

Mit wöchentlichen Beiträgen werde ich dich auf deinem Weg zum Bossbabe begleiten und dir mit Rat und Tat zur Seite stehen. Ich weiß aus erster Hand, wie es ist, sein Business aufzubauen, zu networken, nebenbei Freunde und Familie nicht zu vergessen und meinen Körper gesund zu halten.

Über die Jahre hab ich einiges ausprobiert und bin aktuell ziemlich zufrieden mit meinen Routinen und Angewohnheiten. Und genau die möchte ich dir zeigen, damit auch du deinen Alltag als Unternehmerin meistern kannst.

Wie alles anfängt

Du kennst es: von zu Hause arbeiten hört sich anfangs absolut traumhaft an. Du kannst dir deine Tage einteilen, wie du magst, in deinen PJs und mit hochgeknuddelten Haaren deine E-Mails beantworten und beim Arbeiten an deinen Projekten lauthals zu deiner Lieblingsmusik mitsingen.

What’s not to like? Naja, irgendwann kickt die Realität ein, deine Produktivität lässt langsam, aber sicher zu wünschen übrig und du fragst dich Tag ein, Tag aus, ob du wirklich dein eigener Boss sein kannst.

Glaub mir, wenn ich dir sage, dass du definitiv nicht allein mit diesen Zweifeln bist! Alle Selbstständige erleben diese Tiefs und müssen sich selbst wieder hochreißen, um am Ball zu bleiben.

Deswegen

möchte ich dir unter die Arme greifen und dich in Wochenchallenges wieder von deiner Arbeit begeistern.

Warum in Form von wöchentlichen Challenges? Weil es einfach wirkt. Ich werde dir Methoden zeigen, die meine Produktivität und auch meine Zufriedenheit um einiges gesteigert haben. Es wird dir nichts bringen, wenn du alles auf einmal angehst. Das killt erstens deine Motivation, und zweitens wirst du dich überfordert fühlen.

Mir geht es darum, dass du dich mit jeder Aufgabe Stück für Stück produktiver fühlst und ein Gefühl von „Ja, ich kann das!“ in dir erweckst.

Sounds good?

Let’s do it!

„Aber wie fang ich an?“

Puh, anfangen. Das ist statistisch gesehen genau der Punkt vieler Pläne, der die Meisten schon scheitern lässt. Erst voller Tatendrang, weiß man nun gar nicht mehr, wo vorne und hinten ist.

Das Problem ist, dass ein neues Projekt erstmal wie ein riesen Berg vor einem steht, den es gilt, zu überwinden. Es gibt allerdings eine ganz einfache Technik, die dir den Schrecken nimmt:

Die Pomodoro-Methode

Sie ist im Prinzip ganz einfach. Du stellst deinen Timer auf 25 Minuten und fokussierst dich auf deine Arbeit. Dann machst du 5 Minuten Pause und wiederholst das weitere 4 Mal. Ehe du dich versiehst sind 2,5 Stunden vorbei und du hast jede Menge erledigt bekommen.

Die Grundidee hierbei ist, anzufangen. Sich zu überwinden. Denn 25 Minuten hören sich nicht so schlimm an, oder?

Sobald ich meinen Timer starte und die ersten paar Minuten vorbei sind, spielen sich in meinem Kopf zwei Szenarien ab:

  1. Ok, ich hab‘ 25 Minuten Zeit. Jetzt heißt es: Gas geben und so viel erledigen, wie möglich!
  2. Ich brauch keine Pause!

Ich liebe, liebe, liebe diese Methode. Zur optimalen Nutzung empfehle ich dir diesen Tracker. Er ist ganz simple, ohne ablenkenden Schnickschnack und hilft dir dabei, dich auf’s Wesentliche zu konzentrieren: Deine Arbeit.

Kurze Anmerkung zu Szenario numero dos: Die kleinen Pausen von 5 Minuten sind echt der Trick bei der Sache. Man fühlt sich einfach nicht ausgelaugt und kann sich mal ganz entspannt zurücklehnen und ne Tasse Kaffee trinken, kurz durch Instagram scrollen oder sich austrecken.

So, jetzt, wo das geklärt ist, gehen wir zur ersten Aufgabe über, shall we?

Tag 1: Bändige dein E-Mail-Chaos

Oh, oh. Hab ich dich da etwas Schnaufen hören?

Ja, ich weiß. Die Meisten von uns sind, was das Thema E-Mails angeht, schon vorprogrammierend genervt. Wer hat auch schon groß Lust, sich durch ständige Spams und verpass-das-bloß-nicht-Betreffe zu kämpfen.

Sag deiner E-Mail-Box den Kampf an! Mit meinen Tricks, wirst du heute und für alle Zeit als Siegerin hervortreten.

Fangen wir an:

  1. Öffne dein Postfach und verschaffe dir erstmal einen Überblick. Am besten notierst du dir auf einem Blatt, welche E-Mails du bekommst und wie du sie gerne organisieren würdest.
  2. Lege Ordner und Unterordner an, z.B. ein Überordner für Ausgaben, untergeordnet durch Tickets, Reisen, Bestellungen, Geschenke etc.
  3. Melde dich von Newslettern ab. Das kann zwar etwas dauern, aber du wirst dir schon morgen dafür danken.
  4. Legen Regeln an, die deine E-Mail nach Stichwörtern schon in deine Ordner einsortieren. Dieser einfache Trick wird deine Inbox übersichtlich halten und spart dir zudem Zeit.

Das war’s auch schon! Versuche, diese Aufgabe an einem Tag zu erledigen.  

Die zweite Aufgabe wird schon etwas komplizierter.

Tag 2: Organisiere dein Smartphone!

Hast du dir schon mal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit du an deinem Handy verbringst? Gerade als Selbstständige sind unsere Smartphones auch zeitgleich Arbeitsgeräte. Für mich zählen Instagram, Facebook und viele weiter Social Media Kanäle zu meinen Arbeitsbereichen. Da fällt es manchmal schon schwer, sich nicht in seinen privaten Account einzuloggen, um nachzusehen, was es Neues gibt.

Deswegen ist es umso wichtiger, sich seinen Bildschirm und die Benachrichtigungen richtig einzurichten.

Versuche Folgendes:

  1. Dein erster Screen ist dein Hauptscreen, auf dem du alle wichtigen Apps hast, die du zum produktiven Arbeiten brauchst. Dein zweiter Screen kann den ersten notfalls erweitern; je nachdem, ob du deine Apps gerne einzeln im Raster hast oder im Screen gezielt Ordner anlegst.
  2. In deinem dritten Screen sind Apps, die du täglich für alles, außer Arbeit, verwendest.
  3. Erst dein vierter Screen beinhaltet all deine Social Media Apps, die dich mit Likes und Nachrichten in deiner Konzentrationsphase stören.

Wusstest du, dass du die Benachrichtigungen per App einstellen kannst? Klick dich dadurch in deinem Menü zu den einzelnen Apps durch und stelle sie auf lautlos. So kannst du selbst entscheiden, wann du die Apps öffnest und deine Zeit gezielt mit srcollen und interagieren verbringst. Gerade wenn du deine Socials zum Arbeiten verwendest, solltest du alle Benachrichtigungen ausstellen.

Mein Tipp ist, auch hier wieder Papier und Stift in die Hand zu nehmen und dir erstmal Notizen zu machen, welche App wo hingehört.

ProTipp: um nicht jede einzelne App von Screen zu Screen ziehen, bündele sie in einem Ordner zusammen und ziehe diesen dann zum gewünschten Bildschirm.

Ich würd mal behaupten, dass du jetzt warm genug und bereit für die richtig heftige Aufgabe bist:

Tag 3: Strukturiere deinen Laptop

Du hast richtig gelesen.

Effektives Arbeiten funktioniert nur mit einem durchdachten Ablagesystem. Und da wir im Zeitalter der Digitalisierung sind, ist dein Laptop da der Hauptanlaufpunkt.

Suchst du ständig nach deinen Dateien, die ungeordnet irgendwo im Nirgendwo gespeichert sind oder hast du ein durchdachtes System, dass dir jede Menge Zeit spart?

Die meisten werden sich im ersten Fall wiedererkennen. Das ist aber kein Grund, sich zu schämen, solange du heute was dran änderst.

Mach einfach folgendes:

  1. Wie auch an Tag 2 solltest du dir erstmal einen Überblick über deine Dateien erschaffen und einen groben Plan erstellen.
  2. Sortiere die Dateien zunächst in die beiden Überordner „Privat“ und „Geschäftlich“ und mach von da weiter. Für mich sind die wichtigsten Ordner: Finanzen, Marketing, Social Media, Kunden, Self-Development.
  3. Sobald du fertig bist, hefte deine meist genutzten Ordner und Programme an deine Taskleiste.
  4. Und um deinen Laptop wie am Schnürchen laufen zu lassen, leere täglich deinen Papierkorb und deine Downloads und vor allem: mach deine Back-ups! Du wirst mir noch dafür danken.

ProTipp: du kannst mit einem Rechtsklick auf das angeheftete Programm auch einzelne Ordner oder Dateien anpinnen. So hast du noch schnelleren Zugriff auf die Dateien, die du täglich benutzt.

Jetzt, wo du deine digitalen Tools organisiert hast, wird es Zeit, alle anderen Hilfsmittel vorzubereiten.

Tag 4: Was brauchst du sonst zum Arbeiten?

Produktivität steigern durch optimale Einrichtung und Planung mit Kalender

Die Rede ist von einem Kalender, post-its, Bullet Journals, Ordnern, den richtigen Stiften und Highlightern und eben allem, was du für einen produktiven Tag brauchst.

Meine Go-Tos sind:

  1. Mein Kalender, um meinen Tag zu planen
  2. Meine Liste mit Aufgaben, damit ich immer am Ball bleib
  3. Mein Dankbarkeitstagebuch und Affirmation-Cards, um mich mental auf den Tag vorzubereiten
  4. Mein Luftbefeuchter mit ätherischen Ölen
  5. Eine große Flasche Wasser

Mach dir eine Liste von Allem, die du brauchst. Falls dir das ein oder andere fehlt: Wie wäre es mit einer Office-Shopping-Tour? Macht super viel Spaß und boostet deine Motivation ohne Gleichen. Nach dem ganzen Organisieren hast du dir das redlich verdient.

Tag 5: Richte deinen Schreibtisch ein

Ich kann mich noch erinnern, als sich in mir langsam, aber sicher der Wunsch breit gemacht, mich selbstständig zu machen. Oft genug hab ich mich dabei erwischt, mich bei YouTube Videos und Instagram Posts auf den Hintergrund und die Innenausstattung von Bloggern und Influencern zu konzentrieren.

Ich sah mich selbst schon an meinem tramhaften und perfekt eingerichteten Schreibtisch sitzen und wie ein waschechtes Bossbabe mein Business zu schmeißen.

Mir persönlich fällt es schwer, an einem unaufgeräumten Tisch (oder gar Raum) zu sitzen und mich auf die Arbeit zu konzentrieren. Entsprechend ist ein durchdachter und ästhetisch schöner Schreibtisch (natürlich – ) sehr motivierend.

Kennst du das? Dann erstelle dir doch deinen Traumarbeitsplatz einfach bei dir zu Hause. Falls es dir an Ideen mangelt, gibt es auf Pinterest Tausende und Abertausende Bilder, die dich inspirieren werden.

Auf meinem Schreibtisch tummeln sich meine absoluten essentials:

  • mein Laptopständer (den neben Content ist die Gesundheit meines Körpers Queen)
  • meine externe Maus und Tastatur mit entsprechenden Gelkissen
  • mein Luftbefeuchter
  • kleine Pflanzen
  • meine Ziele in einem schönen Rahmen
  • mein Kalender und kleine Schreibutensilien

Hört sich für die meisten nach nicht viel an, aber ich mag’s so!

Das war’s

Die erste Wochenchallenge ist geschafft!

Wie fühlst du dich, nachdem du alle Aufgaben erledigt hast? Ich hoffe, du sitzt gerade an deinem Schreibtisch und bist stolz auf dich! Ich bin es jedenfalls! Denn mit der ersten Challenge hast du nicht nur klare Strukturen geschaffen, sondern dir für die Zukunft ein einfacheres Arbeiten bereits ermöglicht.

Na ja, okay, natürlich nimmt einem ein Ordnungssystem nicht die Arbeit ab, aber zumindest lastet es dir keine weitere auf.

Schreib mir in die Kommentar-Box, welche Aufgabe dir am meisten geholfen hat! Lass uns auch wissen, was deine Produktivität am meisten steigert. So können wir uns gegenseitig unterstützen.

Freu dich auf die nächste Wochenchallenge!

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